בעולם המשפטי הדינמי של היום, ניהול משרד עורכי דין בצורה יעילה הפך להיות קריטי יותר מאי פעם. משרדי עורכי דין בישראל מתמודדים עם אתגרים הכוללים עומס עבודה הולך וגדל, דרישות רגולטוריות מורכבות, תחרות קשה בשוק ולחץ מתמיד להגביר את הרווחיות. הניהול המסורתי כבר לא עונה על הדרישות המודרניות, ומשרדים רבים מוצאים את עצמם מבזבזים זמן יקר על משימות אדמיניסטרטיביות במקום להתרכז בליבה המקצועית שלהם, אשר מהווה את מנוע הצמיחה האמיתי בזכותו המשרד הגיע למעמדו.

ניהול משרד עורכי דין – האתגרים העיקריים 

משרדי עורכי דין מתמודדים עם מגוון רחב של בעיות תפעוליות שפוגעות ביעילות ובזמינות של המשרד. שני האתגרים הגדולים ביותר בניהול משרד עורכי דין הם כמובן ניהול כספים וחיוב לא יעיל אשר עלולים לפגוע בתזרים המזומנים של המשרד ובכך בהתנהלות השוטפת שלו. רבים ממשרדי עורכי הדין עדיין מסתמכים על מערכות מיושנות לדיווח שעות, הפקת חשבוניות ומעקב אחר תקבולים אשר גוזלים שעות יקרות מהצוות המקצועי ולעיתים קרובות מובילים לטעויות יקרות.

ניהול מסמכים

משרדים מנהלים כמויות עצומות של מסמכים – חוזים, כתבי טענה, פסקי דין, התכתבויות ועוד. כאשר המסמכים פזורים במערכות שונות או במחשבים אישיים, חיפוש מידע הופך למשימה מתישה אשר גוזלת זמן ומשאבים רבים ועלולה לגרום לקושי בשיתוף מסמכים בין חברי הצוות ובכך להאט את תהליכי העבודה דבר שיפגע ביעילות הכוללת של המשרד.

מעקב אחר משימות ודד ליינים

המערכת המשפטית מלאה בדד ליינים שאסור לפספס – הגשת כתבי טענה, דיונים, פגישות עם לקוחות ועוד. ללא מערכת מעקב יעילה המשרד עלול לפספס מועדים חשובים מה שעלול להוביל לפגיעה ברמת השירות ובאמינות המשרד אשר כידוע, קריטיים להישרדותו.

פתיחת תיקים חדשים וקליטת לקוחות

זהו תהליך מורכב ולא סטנדרטי הכולל בדיקות ניגודי עניינים, איסוף פרטי לקוח, יצירת תיקיות עבודה וחלוקת משימות ראשוניות. הפעולות האלו דורשות תשומת לב רבה וטעויות בהן עלולות לגרום לעיכובים בתחילת העבודה עם לקוחות חדשים.

היעדר כלי ניתוח וביקורת

כמו בכל עסק, גם משרד עורכי דין צריך לקבל תמונת מצב ברורה על ביצועי המשרד. ללא נתונים מדויקים על הכנסות, ניצול עובדים, זמני טיפול בתיקים ומדדי ביצוע מרכזיים נוספים, קשה לזהות בעיות ולקבל החלטות מבוססות נתונים לשיפור התפעול הכללי של המשרד.

ניהול משרד עורכי דין חכם ויעיל

למזלנו, התפתחויות טכנולוגיות מודרניות מציעות פתרונות מתקדמים לכל האתגרים הללו. פלטפורמות ניהול מתקדמות מבוססות ענן מאפשרות למשרדי עורכי דין לייעל את כל היבטי התפעול במערכת מרכזית אחת.

• פתרונות חיוב וניהול כספים חכמים מציעים יכולות דיווח שעות מתקדם עם הצעות לדיווחי שעות בהתבסס על אירועים ביומן או מיילים יוצאים. הם מציעים גם הפקת חשבוניות בצורה מיידית ושליחתן ישירות ללקוח. המערכות הללו משלבות גם כלי בקרה פיננסיים מתקדמים המאפשרים מעקב אחר הכנסות, חובות והוצאות לפי תיק, לקוח או עובד. כל מה שהמשרד שלך צריך בכדי לקבל תמונת מצב ברורה לגבי המצב הפיננסי שלו.
• מערכות ניהול מסמכים מתקדמות מרכזות את כל המסמכים במקום אחד מאובטח בענן. טכנולוגיות OCR מתקדמות מאפשרות חיפוש טקסט גם במסמכים סרוקים כאשר ניהול הרשאות מתקדם מבטיח שכל חבר צוות יוכל לגשת רק למידע הרלוונטי עבורו כך ששיתוף מסמכים פנימיים וחיצוניים הופך לפשוט, חכם ומאובטח.
• כלי ניהול משימות חכמים מאפשרים יצירת תבניות למשימות לפי סוג התיק. הם מציעים בנוסף, מעקב בזמן אמת אחר סטטוס המשימות השונות והתראות אוטומטיות על דד ליינים קרובים מה שמבטיח לך שאף דד ליין חשוב לא יתפספס ואף משימה לא תיפול בין הכסאות.
• אוטומציה של תהליכים הופכת את העבודה השוטפת למהירה ויעילה הרבה יותר. פקודת פתיחת תיק חדש יכולה ליצור אוטומטית את כל המשימות הנדרשות, התיקיות הרלוונטיות ואף לערוך בדיקות ניגודי עניינים. כל זה בלחיצת כפתור אחת!
• לוחות בקרה מתקדמים מספקים למנהלים ולשותפים תמונת מצב מלאה על ביצועי המשרד. ניתוח הכנסות, תפוקת עובדים, זמני טיפול ממוצעים בתיקים ו-KPI נוספים אשר יאפשרו לך קבלת החלטות מבוססות נתונים, לא תחושות בטן.
• אבטחת מידע, כמובן, תמיד עומדת בראש סדרי העדיפויות. פלטפורמות מתקדמות מציעות אחסון בענן מאובטח, הצפנת מידע, גיבויים אוטומטיים ועמידה בתקנים הבינלאומיים הקפדניים ביותר.
• התממשקות חכמה לנט המשפט בחיבור מלא מאפשרת לך סנכרון אוטומטי של מידע, עדכונים בזמן אמת על דיונים וקבלת הודעות ישירות בתוך הפלטפורמה עצמה, ללא צורך בקפיצות בין מערכות שונות. 

Lawyal – משרד עורכי דין שמנהל את עצמו

Lawyal היא פלטפורמה מבוססת ענן שפותחה במיוחד עבור השוק הישראלי על ידי חברת Precise, שמובילה במתן שירותים פיננסיים למגזר המשפטי כבר 30 שנים. עם ניסיון עמוק של עשרות שנים בעבודה עם משרדי עורכי דין מובילים בישראל, צוות Lawyal זיהה את הצרכים הייחודיים של השוק הישראלי ופיתח פתרונות מותאמים עבורו.

Lawyal מציעה לך פתרון מלא הכולל את כל הכלים הנדרשים לניהול יעיל של משרד עורכי דין מודרני: Lawyal.billing לניהול כספים וחיוב, Lawyal.doc לניהול מסמכים, Lawyal.newmatter לפתיחת תיקים וקליטת לקוחות, Lawyal.tasks לניהול משימות והדשבורדים של Lawyal לריכוז כלל המידע ולבקרה מלאה על מצב המשרד – בכל רגע נתון, מהמחשב או מהנייד.

הפלטפורמה שלנו משמשת כיום רבים ממשרדי עורכי הדין המובילים בישראל, כולל מיתר, פישר, גורניצקי, ארנון תדמור לוי, ש. הורוביץ ועוד אינספור משרדים גדולים וקטנים כאחד. אנחנו גאים להיות הפתרון הישראלי היחיד שמרכז את כל הפונקציות בפלטפורמה מודרנית אחת – בעברית, עם ממשק משתמש פשוט, שירות לקוחות מהיר ואכפתי, ואבטחת מידע מהמתקדמות ביותר בשוק.

הגיע הזמן לשדרג את ניהול משרד עורכי הדין שלך

ניהול משרד עורכי דין בעידן המודרני דורש כלים מתקדמים ופתרונות חכמים אשר יחסכו לך זמן יקר ולא מעט כסף. פלטפורמת Lawyal תגביר את הרווחיות של המשרד שלך ותאפשר לך להתרכז במה שהמשרד עושה הכי טוב – לתת שירות משפטי מעולה ללקוחות שלך.

אנחנו מזמינים אותך לקבוע איתנו פגישת דמו במהלכה נלמד על האתגרים הספציפיים של המשרד שלך ונציג לך איך Lawyal יכולה לשנות את אופן התפעול של המשרד שלך ולהוביל אותו לעידן חדש של יעילות ורווחיות – בצורה מהירה, קלה ומשתלמת במיוחד.