מערכת בילינג היא התשתית הטכנולוגית האחראית על ניהול מחזור ההכנסות של משרד עורכי הדין, החל מתיעוד הפעילות ועד להפקת חשבוניות וגביית התשלום בפועל.

בניגוד לתוכנות הנהלת חשבונות כלליות, מערכת בילינג ייעודית למקצוע עריכת הדין מותאמת לצרכים הייחודיים של המשרד: היא מאחדת בתוכה את רישומי הזמן, ניהול הוצאות הלקוח (Disbursements), התאמה להסכמי שכר טרחה מגוונים והפקה אוטומטית של דרישות תשלום.

המערכת מהווה את ה"לב הפועם" של הפן העסקי במשרד, ומטרתה העיקרית היא להבטיח שכל עבודה מקצועית שבוצעה עבור הלקוחות תתורגם להכנסה במינימום מאמץ אדמיניסטרטיבי.

הבורג החשוב ביותר במערכת שלך 

עבור משרד עורכי דין מודרני, מערכת בילינג היא הרבה יותר מכלי להפקת מסמכים חשבונאיים. היא הכלי המרכזי למניעת אובדן הכנסות ולשיפור הרווחיות הכוללת של הפירמה.

מערכת בילינג היא גורם קריטי בצמיחת המשרד שלך

1. ייעול תהליכי עבודה: במשרדים המסתמכים על שיטות ידניות, תהליך "הבילינג" בסוף החודש הופך לנטל כבד. עובדי המשרד מבזבזים ימים שלמים על איסוף נתונים, שחזור שעות ובדיקת הוצאות במקום שמערכת אוטומטית תרכז את כל המידע בזמן אמת ותאפשר להם להפיק חשבוניות בתוך דקות ספורות כדי לשחרר את הצוות לביצוע עבודה משפטית מהותית.
2. דיוק ומניעת טעויות אנוש: חישובים ידניים של מע"מ, הצמדות, תעריפים דיפרנציאליים או קיזוז מקדמות הם כר פורה לטעויות שעלולות לא רק לפגוע בתזרים, אלא לפגוע גם באמון הלקוח ובמוניטין המקצועי של המשרד. מערכת בילינג מבטיחה שכל חישוב יהיה מדויק ומבוסס על תנאי ההסכם המקוריים.
3. נראות פיננסית ואופטימיזציה: המערכת מספקת תמונת מצב עדכנית על חובות פתוחים, ימי גבייה ממוצעים ורווחיות לפי תיק או עורך דין. נתונים אלו מאפשרים לשותפים לקבל החלטות מבוססות דאטה לגבי תמחור שירותים, התקשרות עם לקוחות מסויימים וניהול כוח האדם במשרד.

האתגרים במערכות מסורתיות

משרדים רבים עדיין משתמשים במערכות מקומיות (On-Premise) ישנות או בטבלאות אקסל מורכבות. האתגר במערכות אלו הוא הנתק ביניהן לבין עבודת עורך הדין בשטח מכיוון שכאשר מערכת הבילינג אינה נגישה מהנייד או אינה מסונכרנת עם ניהול התיקים, נוצר פער שמוביל לזליגת חיובים.

עורך דין שנמצא בדיון בבית המשפט או בפגישה מחוץ למשרד ואינו יכול להזין את שעותיו ישירות למערכת, עלול לשכוח לתעד פעולות אלו, מה שעלול להוביל להפסד כספי מצטבר של אלפי שקלים מדי חודש על שעות עבודה לא מדווחות.

שאלות נפוצות אודות מערכת בילינג

מה ההבדל בין מערכת בילינג לתוכנה להנהלת חשבונות?

תוכנת הנהלת חשבונות (כמו חשבשבת למשל) מתמקדת ברישום הפעולות הכספיות לאחר מעשה לצורכי דיווח לרשויות המס. מערכת בילינג משפטית, לעומת זאת, עוסקת בתהליך שקודם לחשבונית: היא מנהלת את רישום השעות, את תנאי ההסכם מול הלקוח ואת הפקת דרישות התשלום המפורטות. שילוב נכון מאפשר למערכת הבילינג להזרים נתונים נקיים ומדויקים להנהלת החשבונות.

האם מערכת בילינג צריכה להיות בענן?

בעולם של היום, התשובה היא כן. מערכת שנמצאת בענן מאפשרת נגישות מכל מקום, אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר וגיבוי אוטומטי. עבור עורכי דין אשר מאופיינים בסגנון עבודה דינמי, היכולת לעדכן שעות ולראות את מצב הגבייה בתיק מהסמארטפון היא יתרון תחרותי משמעותי.

איך המערכת מסייעת בניהול הוצאות לקוח?

מערכת בילינג חכמה מאפשרת לשייך כל הוצאה (אגרות, שליחויות, צילומים) ישירות לתיק הלקוח ברגע ביצועה. כך, בעת הפקת החשבונית החודשית, המערכת מושכת באופן אוטומטי את כל ההוצאות שנצברו, ומבטיחה שהמשרד לא יממן את הלקוח מכיסו בשל חוסר תשומת לב להוצאות השונות.

מערכת בילינג כיתרון אסטרטגי

ב-Lawyal, אנחנו לא מסתכלים על בילינג כעל פעולה טכנית של הפקת מסמכים, אלא כעל כלי לצמיחה עסקית. מערכת הבילינג שלנו עוצבה במיוחד עבור הדינמיקה הייחודית של משרדי עורכי דין בישראל.

מה הופך את מערכת הבילינג של Lawyal לייחודית?

• סינכרון מלא מקצה לקצה: ב-Lawyal, הבילינג מחובר ישירות לדוח שעות ולהסכם שכר טרחה. המשמעות היא שהחשבונית "נבנית מעצמה" על בסיס הפעילות בתיק, ללא צורך בהקלדה כפולה.
• התאמה מלאה לרגולציה הישראלית: המערכת מפיקה חשבוניות בחתימה דיגיטלית המוכרות על ידי רשויות המס, ומנהלת בצורה חכמה מע"מ, פיקדונות וקיזוזים מורכבים.
• קיצור מעגל הגבייה: באמצעות אוטומציה של תזכורות ודוחות חובות פתוחים, Lawyal מסייעת למשרדים לצמצם את זמן ההמתנה לתשלום ולשפר את תזרים המזומנים באופן מיידי.
• חוויית משתמש אינטואיטיבית: בנינו מערכת שעורכי דין אוהבים להשתמש בה עם ממשק נקי ופשוט שהופך את משימת הדיווח והחיוב למהירה ויעילה.

באמצעות פתרון הבילינג המקיף של Lawyal, המשרד שלך יעבור מניהול פיננסי הישרדותי לניהול פרואקטיבי, רווחי ומדויק הרבה יותר.

אנחנו מזמינים אותך להתקדם למערכת בילינג אוטומטית אשר תקל על האדמיניסטרציה במשרד שלך ותשחרר את העובדים שלך לעסוק במה שהם יודעים הכי טוב לעשות.

לתיאום דמו קצר