חיוב לפי שעות הוא מנגנון תמחור וגבייה משפטי שבו שכר הטרחה נגזר מהזמן המושקע בפועל בביצוע משימות עבור הלקוח.
בשיטה זו, היחידה העסקית הנמכרת היא "שעת עבודה של עורך דין", וכל פעילות החל משיחת טלפון קצרה ועד לכתיבת כתבי טענות מורכבים מתורגמת לחיוב כספי מוגדר. זוהי שיטת העבודה המרכזית במשרדי עורכי דין עסקיים וליטיגטורים, שכן היא מאפשרת התאמה מלאה בין המאמץ המקצועי שהושקע לבין התגמול הכספי המתקבל, ללא תלות בתוצאות ההליך או בשווי הכספי של התיק.
חיוב לפי שעות כמודל עסקי
עבור משרד עורכי דין המבוסס על שעות לחיוב (Billable Hours), שיטת החיוב לפי שעות היא לא רק דרך לגביית כספים, אלא מתודולוגיה עסקית שלמה המגדירה את הרווחיות של הפירמה ואת יעילותה.
מדוע מודל החיוב לפי שעות הוא קריטי לניהול המשרד?
- דינמיות בניהול התיק: בשונה מפרויקטים במחיר קבוע, תיקים משפטיים הופכים לעיתים קרובות לאירועים מתפתחים שדורשים עוד שעות עבודה מהמשרד. חיוב לפי שעות מעניק למשרד גמישות בשירות שהוא מעניק ללקוח מכיוון שככל שהתיק הופך למורכב יותר או דורש פעולות דחופות ולא צפויות, המשרד מוגן כלכלית ומקבל תמורה על כל דקה של עבודה מקצועית.
- מדידת "ערך השעה" (Realization Rate): המודל מאפשר למנהלי המשרד לבחון כמה מתוך השעות שהושקעו בתיק אכן הומרו לחשבוניות ששולמו בפועל. נתון זה הוא המפתח להבנת פריון העבודה של עורכי הדין במשרד וליכולת לחזות הכנסות עתידיות בצורה מדויקת.
- הוגנות כלפי הלקוח: במודל זה, הלקוח משלם בדיוק על השירות שצרך. בתיקים שבהם העבודה הסתיימה מהר מהצפוי, הלקוח נהנה מחיוב נמוך יותר ואינו נדרש לשלם "פרמיה" מראש כפי שעלול לקרות בסיכומים גלובליים. מצד שני, אם המקרה של הלקוח דרש מאמץ נוסף, הוא משלם בדיוק על השעות הנוספות שהמשרד עבד עליהן בפועל.
האתגרים בניהול מערך חיוב שעתי
הקושי המרכזי בשיטה זו הוא חיכוך עם הלקוח שעלול לצוץ בתהליך הגבייה. כאשר הלקוח מקבל חשבונית המבוססת על פירוט שעות, הוא נוטה לבחון כל שורה בקפדנות ולכן לפעמים עלולים להיווצר חיכוכים מיותרים. אתגר נוסף הוא "דליפת חיובים" (Billing Leakage) שקורית אם המשרד אינו מנהל מערכת תיעוד קפדנית בזמן אמת, כך ששעות עבודה רבות הולכות לאיבוד בין שלב הביצוע לבין שלב הפקת החשבונית.
מעבר לחיובים עצמם, במשרדים שבהם תהליך החיוב אינו אוטומטי, נוצר עיכוב משמעותי במחזור הגבייה (Order-to-Cash), מה שפוגע בתזרים המזומנים של המשרד.
מהן יחידות החיוב המקובלות בשיטה זו?
ברוב המשרדים, השעה מחולקת ליחידות זמן של 6 דקות (עשירית השעה) או 10 דקות (שישית השעה) כשכל פעולה מעוגלת כלפי מעלה ליחידה הקרובה ביותר, לכן חשוב ששיטת העיגול תהיה מעוגנת בהסכם שכר טרחה ברור כדי למנוע טענות על חוסר שקיפות מצד הלקוח.
איך ניתן להצדיק שעות רבות בתיק אחד מול הלקוח?
המפתח לצידוק הוא פירוט איכותי של דוח השעות. במקום לכתוב תיאור גנרי כמו "עיון בכתבי טענות", אנחנו ממליצים לך לכתוב תיאור מפורט יותר כגון "בחינה אסטרטגית של נספחי כתב ההגנה וגיבוש ראיות לחקירה נגדית" מכיוון שככל שהתיאור ממוקד בערך המקצועי ובמורכבות המשימה, כך קטן הסיכוי שהלקוח יבקש הנחות או יערער על שורות החיוב בחשבונית.
מהו "חיוב לפי שעות עם תקרה" (Capped Hourly Billing)?
המודל הזה הינו מודל היברידי שבו עורך הדין מחייב לפי שעות, אך מתחייב בפני הלקוח כי הסכום הכולל לא יעלה על רף מסוים (Cap) עבור השלבים המוגדרים בתיק. זהו פתרון המעניק ללקוח וודאות תקציבית, אך הוא מחייב את המשרד לבצע בקרה הדוקה כדי לא לעבוד בחינם לאחר חציית התקרה.
להפוך שעות עבודה לחשבוניות משולמות עם Lawyal
החיבור בין עבודה מאומצת על תיק לבין כסף בבנק עובר דרך תהליך הבילינג. ב-Lawyal, פיתחנו מערכת שהופכת את החיוב לפי שעות מתהליך ידני ומייגע לאוטומציה עסקית חכמה ומדויקת.
היתרונות של Lawyal במודל חיוב לפי שעות:
- אוטומציה של הפקת חשבונות: המערכת מושכת באופן אוטומטי את כל השעות המתועדות, מצליבה אותן עם התעריף השעתי המוגדר לכל עורך דין בתיק, ומפיקה טיוטת חשבונית מוכנה לאישור השותפים בשניות.
- ניהול תעריפים גמיש: Lawyal מאפשרת לנהל תעריפי שעה שונים לאותו לקוח בתיקים שונים, או תעריפים דיפרנציאליים לפי ותק עורך הדין, מה שמבטיח לך דיוק מוחלט ומונע טעויות אנוש בחישובים.
- בקרת חריגות ותקרות בזמן אמת: המערכת מנטרת את קצב צבירת השעות ומתריעה כאשר המשרד שלך מתקרב לתקציב שהוגדר בתיק, מה שמאפשר לך לנהל שיחת ציפיות עם הלקוח בזמן אמת ולא בדיעבד.
- שקיפות מקסימלית ומהירות גבייה: החשבוניות המופקות דרך Lawyal הן ברורות ומפורטות, מה שמקצר את זמן האישור אצל מחלקות הכספים של הלקוחות ומשפר משמעותית את תזרים המזומנים של המשרד.
באמצעות פתרונות הבילינג המתקדמים של Lawyal, המשרד שלך יכול להתמקד בעבודה משפטית, בזמן שהמערכת דואגת לוודא שכל דקת עבודה מתורגמת להכנסה בטוחה בבנק.המשרד שלך מבזבז המון זמן על תהליך החיוב והגבייה? אנחנו מזמינים אותך ליצור איתנו קשר כבר עכשיו כדי להיווכח בעצמך איך המערכת שלנו עוזרת למשרדים מובילים כמוך שלך לממש את מלוא פוטנציאל הרווח שלהם מכל שעת עבודה.
